Az önkéntes szerződés titkai: hogyan véd meg mindkét felet?

Sok civil szervezet még mindig úgy gondol az önkéntes szerződésre, mint egy "kötelező papírra", amit alá kell íratni, hogy kipipálhassuk.
Pedig valójában sokkal többről van szó: az önkéntes szerződés nem adminisztratív teher, hanem az együttműködés alapja.

A 2005. évi LXXXVIII. törvény szabályozza, mikor kötelező, mit tartalmaz, és hogyan védi mind az önkéntest, mind a szervezetet.
De a jó szerződés nemcsak jogi, hanem menedzsmenteszköz is.

Regisztrációs szám – jogi védelem mindkét félnek

Ha a szervezeted közérdekű önkénteseket fogad, a 2005. évi LXXXVIII. törvény alapján kötelező regisztrációs számot igényelni a Közérdekű Önkéntesek Nyilvántartásában.
Ez a szám:

• igazolja, hogy a szervezet jogosult önkénteseket fogadni,
• szükség esetén védi a szervezetet és az önkéntest jogi vitákban,
• bizalmat épít a pályázatoknál és támogatóknál.

Menedzsment-tipp:
Az önkéntes szerződésen mindig tüntesd fel a regisztrációs számot!
Ez átláthatóvá teszi a működést, és egyértelmű jelzés az önkéntes felé is, hogy a szervezet jogszerűen működik.

Mikor kötelező az írásos önkéntes szerződés?

A törvény kimondja: írásbeli szerződést kell kötni, ha az önkéntes:

• rendszeres tevékenységet végez,
• veszélyes feladatot lát el,
• különleges felelősséggel járó munkát kap,
• vagy az önkéntes vagy a szervezet kéri.

Ez azonban nem azt jelenti, hogy minden más esetben elhagyható!
A gyakorlat azt mutatja, hogy a legtöbb konfliktus épp ott alakul ki, ahol nem volt világos a feladat, a keret és a felelősség.

Menedzsment-tipp:
Még akkor is készíts írásos szerződést, ha a törvény nem írja elő. Ez segít:

• megelőzni a félreértéseket,
• tisztázni a jogokat és kötelezettségeket,
• növelni a bizalmat és a transzparenciát.

Mit tartalmazzon az önkéntes szerződés?

Az alapvető tartalmi elemeket a törvény rögzíti, de vezetőként ennél többre is gondolnod kell.

Kötelező elemek:

• felek neve és adatai
• a tevékenység helyszíne
• a feladat pontos leírása
• időtartam és beosztás
• költségtérítés módja

Ajánlott kiegészítések az önkéntesmenedzsment szempontjából:

• Kapcsolattartó kijelölése → kihez fordulhat kérdéssel, problémával.
• Szervezeti küldetés bemutatása → miért fontos az, amit csinál.
• Visszajelzési lehetőség → hogyan mondhatja el a tapasztalatait.

Ettől a szerződés nemcsak "papír" lesz, hanem tájékoztató és megerősítés is:
"Számítasz nekünk, értéket teremtesz, fontos vagy."

Story – Hogyan oldott meg egy szerződés egy konfliktust

Egy kulturális egyesület rendezvényén önkéntesek segítettek a látogatók irányításában.
Az egyik önkéntes úgy érezte, túl sok feladatot bíztak rá, és úgy döntött, hogy a jövőben nem jön.
A szervezet koordinátora azonban emlékeztette: minden előre egyeztetett és leírt volt a szerződésben, beleértve a pihenőidőket is.

A beszélgetés végére kiderült: nem a feladat volt sok, hanem a kommunikáció akadozott.
Az önkéntes maradt, mert tudta, hogy jogszerű, átlátható keretek között dolgozik.

Az önkéntes szerződés, mint élmény

Az írásos szerződés nemcsak a törvényi megfelelésről szól.
A szerződéskötés folyamata maga is lehet önkéntesélmény:

1. Előkészítés – ne "ad hoc" nyomtasd ki a papírt, legyen előre kész sablon.
2. Közös értelmezés – magyarázd el, mit tartalmaz, miért fontos.
3. Köszönet – a végén hangsúlyozd, hogy örültök, hogy csatlakozik.

Így a szerződéskötés kapcsolatépítés lesz, nem kötelező adminisztráció.

Önkéntesmenedzsment-tipp

Az önkéntes szerződés legyen:

• átlátható → minden fél számára világos feltételek,
• emberközpontú → ne paragrafusokkal kezdődjön, hanem a közös cél bemutatásával,
• rugalmas → az önkéntesek többsége értékeli, ha van mozgástér.

Ettől a szerződés nemcsak jogi dokumentum, hanem az elköteleződés első lépése.

Az önkéntes szerződés biztonságot, bizalmat és tisztánlátást ad.
Nem akadály, hanem híd a szervezet és az önkéntes között.